HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC LÀ GÌ??

10/09/2019

         Hiện nay, theo quy định của cơ quan Thuế, có hai loại hoá đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời: Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC. Hóa đơn điện tử phần lớn các Doanh nghiệp đều biết, nhưng hóa đơn điện tử xác thực là gì, các Doanh nghiệp có thực sự nắm rõ? Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về Hóa đơn điện tử xác thực qua bài viết dưới đây: 

1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

     Hóa đơn điện tử xác thực hay còn gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan Thuế. Đối với Hóa đơn điện tử xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

     Hóa đơn điện tử xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

     Như vậy thay vì doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm và bảo quản dữ liệu của mình thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng Cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng có thể tự kiểm tra được hoá đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đó.

     Hóa đơn điện tử có mã xác thực chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan Thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn xác thực duy nhất.


1.1. Đối tượng áp dụng

Điều 2, Quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC quy định này áp dụng hóa đơn điện tử xác thực đối với:

– Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được cơ quan thuế lựa chọn tạo và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.

– Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.

– Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.

1.2. Điều kiện doanh nghiệp được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau đây được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:

– Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.

– Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.

– Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

1.3. Cách kiểm tra hoá đơn điện tử có mã xác thực.

Các tổ chức, cá nhân mua hàng hóa. dịch vụ (người mua) mỗi khi nhận được hóa đơn điện tử có mà xác thực của cơ quan thuế. Chúng ta nên làm gì?

Kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực

Một số dấu hiệu nhận biết: Hóa đơn điện tử có mà xác thực của cơ quan thuế là hóa đơn có thông tin:

– Số hóa đơn xác thực (gồm 15 kỷ tự số)

– Mã xác thực (gồm 64 ký tự chừ)

– Mã vạch 2 chiều in trên hóa đơn.

Với hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, người mua có thể thực hiện các bước sau để kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn.

Bước 1: Vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Sau đó chọn mục “Hóa đơn có mã xác thực” ==> Lựa chọn mục “xác minh hóa đơn” như hình minh họa:

Bước 2: Tại màu hình xác minh hóa đơn, nhập thông tin được in trên hóa đơn điện tử
– “Số hóa đơn xác thực” (ví dụ: “012931000000052”)
– 05 ký tự đầu tiên của mã xác thực (Ví dụ: “2tIu5X”).
Trường hợp 1: Hóa đơn có giá trị pháp lý. được sử dụng để kê khai nộp thuế.
Là hóa đơn có kết quả tra cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
– Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
– Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
– Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
– Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Trường hợp 2:  Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ. không được sử dụng để kê khai nộp thuế
Là hóa đơn có kết quả tra cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
– Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…
– Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
– Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx
Trường hợp 3: Hóa đơn không tồn tại
Nếu hóa đơn không tồn tại, website sẽ trả lời lại ngay trên màn hình như hình ảnh.
** Hóa đơn của người mua thuộc một trong các trạng thái của trường hợp 2 là do người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn cũ. Theo quy định hiện hành, trước khi người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn. phải có biên bản thỏa thuận với người mua. Nếu người mua không được người bán thông báo trước, người mua có quyền yêu cầu người bán giải thích và cung cấp thông tin.
 
Trên đây là một số thông tin về Hóa đơn điện tử xác thực. Hy vọng rằng bài viết phần nào giúp các Doanh nghiệp hiểu được Hóa đơn điện tử xác thực là gì, và có thể phân biệt Hóa đơn điện tử & Hóa đơn điện tử xác thực