Áp dụng biên lai thu thuế, phí, lệ phí đang là giải pháp số hóa giúp các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tiết kiệm thời gian và chi phí, cách sử dụng dễ dàng, linh hoạt, đảo bảo được tính hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý biên lai. Dưới đây chúng tôi xin tổng hợp ngắn gọn về các quy định về biên lai thu thuế, phí, lệ phí theo quy định hiện hành: Nghị định 123/2020/NĐ-Cp, Thông tư số 303/2016/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC
1. Thế nào là biên lai thu thuế, phí, lệ phí
Thông tư số 303/2016/TT- BTC, tại Khoản 1, Điều 2 đinh nghĩa về Biên lai như sau:
“Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.”
2. Các loại biên lai được sử dụng
Theo Khoản 2, Điều 2, Thông tư số 303/2016/TT-BTC, biên lai có 2 loại chính:
- Biên lai in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên mỗi tờ biên lai đã được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (bao gồm cả hình thức tem, vé).
- Biên lai không in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí.
3. Hình thức biên lai
Theo Thông tư 303/2016/TT-BTC, tại Khoản 3, Điều 2 có quy định 3 hình thức biên lai được sử dụng như sau:
- Biên lai đặt in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí.
- Biên lai tự in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí.
- Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
4. Nội dung và mẫu biên lai điện tử
Nội dung của biên lai điện tử bao gồm đầy đủ các mục như đối với các biên lai giấy, gồm các nội dung như sau:
- Tên loại biên lai.
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
- Số thứ tự của biên lai là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự phải bắt đầu từ số 0000001
- Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
- Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.
- Ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Họ tên, chữ ký (chữ ký số trên biên lai điện tử) của người thu tiền (trừ biên lai in sẵn mệnh giá).
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).
- Biên lai được thể hiện là tiếng Việt.
Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện.
Bên cạnh đó, mẫu biên lai tiếp tục sử dụng theo Mẫu theo quy định tại Nghị định 11/2020/NĐ-CP (Mẫu 03b1 và Mẫu 03b2) ngày 20/01/2020 của Chính phủ. Ký hiệu, mẫu số biên lai thì áp dụng theo quy định tại I.B ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC về mẫu ký hiệu ghi trên biên lai.
5. Chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy
- Trong thông tư số 303/2016/TT-BTC không có quy định về việc chuyển đổi biên lai điện tử thành chứng từ giấy.
- Từ ngày 01/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hoặc người mua có thể chuyển đổi biên lai điện tử sang chứng từ giấy. Tuy nhiên, người sử dụng cần lưu ý chứng từ chuyển đổi chỉ có giá trị để lưu giữ, theo dõi, không có hiệu lực trong giao dịch, thanh toán.
6. Thông báo phát hành biên lai
- Bắt đầu từ 01/7/2022, tổ chức sử dụng biên lai điện tử phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), không phải thực hiện thông báo phát hành biên lai.
Lưu ý: Trường hợp tổ chức còn tồn biên lai thu phí, lệ phí theo Mẫu hướng dẫn tại Thông tư 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và biên lai thu thuế được in theo Quyết định 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế được tiếp tục sử dụng.
7. Báo cáo tình hình sử dụng phát hành biên lai
- Báo cáo tình hình sử dụng biên lai tự in, đặt in được thực hiện hàng quý, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên tiếp sau quý sử dụng biên lai.
- Tổ chức sử dụng biên lai điện tử không phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai điện tử do đã kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
