Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không cần phải có chữ ký số như hóa đơn có mã thông thường, nhưng vẫn có giá trị sử dụng và tính pháp lý. Các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn liên tục, kể cả ngoài giờ hành chính và gửi vào vào cuối ngày, không phải gửi từng hóa đơn như loại hóa đơn có mã thông thường.
Việc áp dụng và triển khai hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền tạo ra sự bình đẳng giữa các doanh nghiệp và người tiêu dùng, góp phần bảo vệ quyền lợi cho người tiêu dùng khi sảy ra các tranh chấp trong quá trình giao dịch, thanh toán.
1. Thế nào là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.
Máy tính tiền phải có kết nối điện tử với cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử, bao gồm các chứng năng chính:
- Tính tiền;
- Lưu trữ dữ liệu bán hàng;
- Khởi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Tra cứu và báo cáo giao dịch
2. Đặc điểm của hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ vào nhị định 123/2020/NĐ-CP, tại điều 11 quy định về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế như sau:
- Không bắt buộc phải có chữ ký số: Người dùng có thể sử dụng hoặc không cần sử dụng chữ ký số như hóa đơn có mã thông thường.
- Các khoản chi hàng hóa dịch vụ được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày.
- Xử lý sai xót bao gồm điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ hóa đơn trực tiếp cho những giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị.
- Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp được khởi tạo từ máy tính tiền, đảm bảo tính liên tục và duy nhất.
3. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn đinệ tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được áp dụng chủ yếu trong lịch vực kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm 8 đối tượng chính: Siêu thị, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí, các cửa hàng vàng, ăn uống, trung tâm thương mại, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng… với đặc điểm xuất hóa đơn ra nhiều và liêu tục, căn cứ theo nội dung theo công văn số 15261/CTTPHCM-TTHT tại mục 5 thì việc áp dụng hó đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền các các lợi thế như sau:
- Tiếp kiệm thời gian, chi phí quản lý và nhân lực khi xuất hóa đơn và xử lý các sai xót trực tiếp trên phần mềm Vinvoice. Tối giảm các thủ tục kê khai, nộp thuế giúp Cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp dễ dàng hơn.
- Giúp các giao dịch với khách lẻ, người tiêu dùng, minh bạch, rõ ràng thuận tiện. Khách hàng có thể tra cứu được hóa đơn ngay trên cổng hóa đơn điện tử của thuế.
4. Điều kiện để sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
- Cần có các phương tiện điện tử, ví dụ như chữ ký số, máy tính, phần mềm, email… và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử.
- Có phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Thuộc 8 loại hình được sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Siêu thị, khách sạch, bán lẻ hàng tiêu dùng, bán lẻ thuốc tân dược, trung tâm ăn uống, nhà hàng, ăn uống.
5. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
- Đăng ký tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT điện tử gửi lên cơ quan thuế. Chọn loại hình thức áp dụng hóa đơn: Có mã khởi tạo từ máy tính tiền.
- Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, người dùng có thể sử dụng luôn hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
- Dấu hiệu nhận biết hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Mã cơ quan thuế cấp là dải bao gồm 11 ký tự có cấu trúc như sau:
+ Ký tự M: Dấu hiệu nhận biết hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
+ Ký hiệu “23”: Năm phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
+ Chuỗi ký hiệu gồm 11 số: Tăng liên tục được tự sinh từ phần mềm bán hàng.
Ví dụ mã cơ quan thuế từ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: M2-23-MCCQT-00000000137
Giải pháp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền Vinvoice mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho cho khách hàng.
- Giảm lưu trữ hóa đơn, thời gian truyền nhận và phát hành nhanh chóng.
- Đáp ứng mọi quy định hiện hành của cơ quan thuế như Thông tư 78, Nghị định 123.
- Phù hợp triển khai cho nhiều mô hình, loại hình kinh doanh từ các tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô lớn, chuỗi cửa hàng.
- Vinvoice đã tích hợp trực tiếp với nhiều phần mềm bán hàng từ các nhà cung cấp khác cho phép người dùng xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền theo đúng quy định của Tổng cục thuế.
