Kế toán, Chủ Doanh nghiệp cần xem xét chính xác các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như sau:
- Trường hợp sai thông tin khách hàng (tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử, không phải lập hóa đơn điều chỉnh. (Căn cứ khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC)
- Trường hợp sai các thông tin: sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn điều chỉnh.
1. Thủ tục điều chỉnh hoá đơn điện tử
Thủ tục điều chỉnh Hóa đơn điện tử thực hiện như sau:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
- Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua.
Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, … thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.
2. Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế
Thủ tục lập Hóa đơn điện tử thay thế thực hiện như sau:
- Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
- Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử mới cho bên mua.
Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ – lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ – lập lại hóa đơn.
3. Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử
Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử thực hiện như sau:
- Lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
- Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất theo như hướng dẫn bên trên.
Phần mềm Hóa đơn điện tử Vinvoice.vn hỗ trợ việc tạo lập và phát hành Hóa đơn điện tử nhanh chóng, tiện lợi, hiệu quả. Tích hợp đầy đủ các loại biên bản điều chỉnh, thu hồi, hủy hóa đơn... giúp cho Khách hàng xử lý các vướng mắc, sai sót một cách nhanh chóng. Phần mềm hóa đơn điện tử Vinvoice là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC,…
- Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm: Kế toán, Bán hàng,... và các phần mềm quản trị khác như SAP, CRM, HRM,... để lập và phát hành hóa đơn điện tử >> Dễ dàng lưu trữ và tra cứu hóa đơn đã phát hành trong một nốt nhạc.
- Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua email, SMS và thực hiện tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet.
- Phần mềm hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ Blockchain hiện đại giúp chống làm giả hóa đơn, bảo mật thông tin và dữ liệu khách hàng một cách tối đa.
Mọi chi tiết về phần mềm Hóa đơn điện tử VINVOICE và tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ Vinvoice:
Hotline : 0888 0464 88 / 1900 2929 36
Website : https://vinvoice.vn/
